はじめに

「Excel運用はもう限界だ」「早く脱Excelしないと業務が回らない」 システム化の議論になると、必ずと言っていいほどExcelは「改善すべき対象」として名前が挙がります。しかし、実はExcelそのものが悪いわけではありません。むしろ、これほど多くの現場を長年支えてきた優秀なツールは他にないでしょう。

では、なぜExcelはこれほどまでに“悪者”扱いされるようになってしまったのでしょうか。その本当の理由と、これからの時代に求められる「Excelとの共生」について解説します。

Excelが現場で選ばれ続けてきた理由

まず前提として、Excelは驚くほど優れたツールです。

・誰でもすぐに使い始められる

・新しいソフトを覚えるための学習コストが低い

・思い立ったときに、その場でシートを修正できる

・関数やマクロを駆使して、現場に合わせた柔軟なカスタマイズができる

特にスピードが求められる現場において、「自分で直して、すぐに業務に反映できる」というメリットは計り知れません。だからこそ、多くの重要業務がExcelの上に成り立っています。

問題は、Excelが「本来の役割」を超えてしまったこと

Excelが悪者にされる本当の理由は、ツールとしての性能不足ではなく、Excelが本来得意ではない領域にまで使われすぎていることにあります。

・本来得意なこと：個人や小規模での作業、データの分析・グラフ化、一時的な管理

・本来苦手なこと：大人数での同時編集、厳格な権限管理、膨大なデータの長期保存、基幹業務の自動化

業務が成長し、関わる人数やデータ量が増えてもなお、無理にExcelを使い続けようとする。この「役割と実態のミスマッチ」が、トラブルを引き起こす原因なのです。

「Excel運用の限界」を示すサイン

次のような状況が日常化しているなら、それはExcelというツールではなく、現在の「仕組み」が限界を迎えているサインです。

・どれが最新のファイルか分からず、先祖返りが起きる

・マクロの中身がブラックボックス化し、作った本人しか触れない

・データ量が増えすぎて、ファイルを開くたびにフリーズする

・計算式を誤って書き換えてしまい、数字が合わないことが頻発する

この段階で「Excelを改善しよう」と粘るのではなく、仕組みそのものを見直す時期が来ています。

Excelは「卒業」するのではなく「役割分担」するもの

株式会社Shared Valueは、無理にExcelをゼロにすることを推奨しません。むしろ、Excelの強みを活かし続けるための「役割分担」を提案します。

・入力・管理・共有：データベース（システム）に任せる。

・自由な集計・分析：システムからデータを出し、Excelで自由に加工する。

このように役割を分けることで、データの正確性を保ちつつ、現場の柔軟性を失わない「ハイブリッドな運用」が可能になります。

株式会社Shared Valueのスタンス

私たちは、いきなり「Excelをやめましょう」とは言いません。

・今の業務のどの部分が、Excelに合っているのか

・どの部分をシステム化した方が、リスクが減り利益が増えるのか

・どのタイミングで切り替えるのが、現場への負担が少ないか

これを一つずつ整理し、御社の今の成長フェーズに合った「ちょうどいい形」を一緒に見つけていきます。

まとめ

Excelが悪いのではありません。問題なのは、業務の形が変わっているのに、仕組みをアップデートせずに使い続けてしまうことです。

Excelの良さを活かしつつ、組織として安全に業務を回せる仕組みへと進化させる。それが、失敗しない業務改善の第一歩です。株式会社Shared Valueは、現場の道具を大切にしながら、次世代の仕組み作りを支援します。

「複雑になったExcelをどうにかしたい」とお悩みではありませんか？

無理に全てを捨て去る必要はありません。まずは今のExcelファイルを見せていただき、どこを仕組み化すべきか、一緒に作戦を立てることから始めましょう。

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