はじめに

多くの企業で、発注業務が特定の担当者に依存しています。 「この人がいないと発注が滞る」「担当者が休むと現場が混乱する」「詳しいやり方を聞ける人が他にいない」 こうした状態は決して珍しくありません。しかし、この「属人化」こそが、業務の不安定さを招き、会社の成長を妨げる大きなリスクとなっています。

属人化から脱却し、誰でも回せる仕組みをどう作るか。その具体的なステップについて解説します。

なぜ発注業務は属人化しやすいのか

発注業務は、一見シンプルに見えて実は非常に複雑な判断の連続だからです。

・取引先ごとに異なる独自の注文ルール

・長年の経験に基づく「発注数量」のさじ加減 ・頻繁に発生するイレギュラーな追加発注や欠品対応

・マニュアル化されていない「現場の暗黙知」

こうした要素が積み重なることで、いつの間にか「分かっているベテランにしかできない仕事」になっていくのです。

属人化がもたらす経営上のリスク

属人化を放置することは、以下のようなリスクを抱え続けることを意味します。

・担当者が不在の際に業務が完全にストップする

・新人への引き継ぎに膨大な時間がかかり、定着を妨げる

・ミスが起きてもプロセスが見えないため、原因究明や再発防止ができない

・非効率な部分があっても比較対象がなく、改善が進まない

特に人手不足が深刻化する中で、「人に依存しすぎる仕組み」は組織の存続に関わる課題です。

標準化の本質は「人を排除すること」ではない

「標準化」という言葉を、無機質に誰でも同じ作業をさせることだと捉える方がいますが、本来の意味は異なります。

標準化とは、誰がやっても迷わず、正しい判断を下して進められる「状態」を作ることです。ベテランの経験や勘に頼らなくても、一定の品質で業務が回る土台（仕組み）を整えることが真の目的です。

発注業務を標準化するための3つのポイント

1. 判断基準の「見える化」 「なぜその数量を発注するのか」「どのタイミングで動くのか」という判断ロジックを言語化し、ルールとして整理します。
2. 入力作業の「簡素化」 入力項目を極限まで減らし、選択式や自動計算を活用することで、誰が操作してもミスが起きないようにします。
3. 「例外」を前提とした設計 現場で例外は必ず起きます。例外を無理に禁止するのではなく、想定されるイレギュラーをあらかじめ仕組みの中に組み込み、迷わず処理できるように設計します。

システム化は、標準化を支える「道具」

システムを導入すること自体が目的ではありません。システムは標準化を実現するための強力な「道具」です。

・正しい手順へと導き、迷わせない

・ヒューマンエラーを仕組みで防ぐ

・過去のデータから適切な判断を補助する

こうした役割をシステムに持たせることで、発注業務は「属人化した作業」から「組織的な仕組み」へと変わっていきます。

株式会社Shared Valueが考える標準化の進め方

私たちは、いきなり既存のやり方を壊してシステムを押し付けることはしません。

・まずは現在の「現場のやり方」を徹底的に理解する

・どこが属人化のポイント（ブラックボックス）になっているかを整理する

・その知恵を活かしつつ、どこを標準化すべきかを見極める

現場のスタッフが納得し、無理なく移行できる形で仕組みを構築します。

まとめ

属人化した発注業務は、放置すれば経営のリスクとなりますが、正しく整理すれば会社の「強み」に変わります。

重要なのは、特定の個人に依存せず、組織として業務を回せる仕組みを作ること。株式会社Shared Valueは、現場のベテランが持つ貴重な知恵を大切にしながら、誰もが安心して働ける「標準化された発注業務」への変革を支援します。

「発注業務がブラックボックス化している」と感じていませんか？

まずは、今の業務で「あの人しか知らないこと」を一つずつ整理することから始めましょう。株式会社Shared Valueが、貴社の貴重なノウハウを仕組みに変えるお手伝いをします。

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