はじめに

「FAXを廃止してデジタル化したい」 そう考えた企業の多くが、まずはAI-OCR（紙の文字読み取り技術）を検討します。確かに便利な技術ですが、実際に導入してみると「結局、人がつきっきりで確認している」「思ったほど楽にならない」という現実に直面します。

なぜAI-OCRだけでは不十分なのか。そして、どうすれば長年の「FAX文化」を無理なく卒業できるのか。株式会社Shared Valueが考える、“取引先にも喜ばれる”受発注システムの設計思想について解説します。

AI-OCRの限界は「技術」ではなく「取引先」で露呈する

AI-OCRは、自社内の「打ち込み作業」を少しだけ速くしてくれますが、受発注業務の根本的な課題は解決できません。なぜなら、受発注は相手があって初めて成立する業務だからです。

• 書き方が人によって違う： 取引先ごとに手書きの癖や、項目の書き方がバラバラ。
• 情報の不備： 数量や品番が曖昧で、結局電話で確認し直さなければならない。
• 修正の発生： 送った後に修正が入り、データの整合性が崩れる。

結局、どれだけAI-OCRの精度が高くても、「誰かが原本（紙）を見て確認・修正する時間」はなくなりません。これでは業務負担の本質的な削減には繋がらないのです。

取引先が「だからFAXでいい」と固執する本当の理由

システム化が進まない原因を「取引先がITに疎いから」と決めつけてはいませんか？ 相手側の視点に立つと、別の現実が見えてきます。

• 「操作を覚えるのが苦痛」： 忙しい現場で、新しい画面の使い方を学びたくない。
• 「間違えたら怖い」： デジタルだと一度ミスすると取り返しがつかない不安がある。
• 「今のままで困っていない」： FAXなら紙に書いて送るだけ。相手にとっての「不便」は顕在化していない。

つまり、「相手にとってのメリット」が提示されない限り、FAXはなくならないのです。

受発注システムが失敗する最大の要因

多くのシステムが定着しないのは、「自社は便利になるが、相手は不便になる」設計になっているからです。

• 専用のIDやパスワード管理を強いる
• ログインの手間が多い
• パソコンがないと入力できない
• 操作画面が複雑すぎて、迷ってしまう

これでは、取引先は早々に使うのをやめてしまい、再びFAXへと戻ってしまいます。

株式会社Shared Valueが創る「使いたくなる」受発注システム

私たちは、自社だけでなく“相手先（発注者）が圧倒的に使いやすいこと”を最優先に設計します。

1. 極限までシンプルな操作： スマホやタブレットから数タップで注文完了。
2. 「これならFAXより楽」の実感： 前回と同じ内容を呼び出せる、住所などの書く手間が省ける、送信確認の電話がいらなくなる。
3. ミスを防ぐガードレール： 入力漏れや品番間違いをその場で警告。取引先にとっても「安心」な仕組み。

「禁止」や「強制」ではなく、「こっちの方が断然早くて楽だ」という体験こそが、FAXを自然に引退させる唯一の解決策です。

まとめ：自社も、取引先も、みんなが楽になるために

AI-OCRはあくまで補助手段に過ぎません。受発注業務を劇的に変えるのは、相手の心理に寄り添った「仕組み」の力です。

株式会社Shared Valueは、「自社だけが楽になる」という独りよがりのシステムは作りません。取引先まで含めた“みんなが楽になる”受発注システムを設計することで、無理なく、そして二度とFAXに戻らないスマートな運用を実現します。

「取引先にシステム化を断られた……」と諦めていませんか？

それは、提案したシステムの「使い勝手」に原因があったのかもしれません。株式会社Shared Valueが、貴社と取引先の双方にメリットをもたらす、最強の「使いやすさ」をご提案します。

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