はじめに

「そろそろ紙やFAXを卒業したい」 多くの企業様がそう願いながらも、いざデジタル化に踏み切ると現場からの反発にあい、なかなか移行できずにいます。

実は、デジタル化が進む現代でも紙・FAXが使われ続けているのには、単純に「古いから」という理由だけではない、ある明確な理由があります。それは、紙・FAXが現場の業務にとって非常に「合理的」な側面を持っているからです。

なぜ、紙・FAXは使われ続けるのか？

紙やFAXが長年支持されてきた背景には、デジタルにはない独自の強みがあります。

• 直感性： 誰が見てもすぐに内容が理解できる
• 教育不要： 特別な操作説明が必要ない
• 柔軟性： メモを書き込んだり、現場の動線に自然に溶け込ませたりできる
• 安定性： サーバーダウンやシステムエラーといったトラブルに強い

つまり、紙・FAXは現場にとって「シンプルで完成されたツール」なのです。この強みを無視して単純にシステム化を進めてしまうと、かえって現場の負担が増え、失敗を招いてしまいます。

デジタル化が失敗する典型的なパターン

紙やFAXを無理になくそうとして、以下のような「本末転倒」な状況に陥っていないでしょうか。

• 工数の増加： 入力項目が多すぎて、事務作業の時間が増えた
• 複雑化： 操作手順が難しく、一部の人しか使えない
• 二重管理： 結局、確認のために紙を出力し、システムと両方管理している

現場から「紙の方が早かった」「前のほうが楽だった」という声が出るのは、システムが現場のスピード感に追いついていないサインです。

重要なのは「置き換え」ではなく「自然に置き換わる仕組み」

紙・FAXをなくすために必要なのは、強引な禁止ではありません。「紙よりも便利だ」と現場が自然に実感できる仕組みを作ることです。

株式会社Shared Valueでは、単に紙をデータ化するのではなく、以下の視点で業務そのものを再設計します。

• 本質を見直す： なぜその書類が必要なのか、本当に必要な項目はどれか
• タイミングを最適化： どのタイミングで入力すれば、後の業務が一番楽になるか

現場に定着する「無理のないデジタル化」3つのポイント

デジタル移行を成功させるため、株式会社Shared Valueが大切にしている指針があります。

1. 操作を「増やさない」

紙に書く手間より増えてしまっては定着しません。入力項目を最小限に絞り、直感的に操作できる画面設計を徹底します。

2. 今の流れを「壊しすぎない」

長年培われた業務の動線を尊重します。今の流れに沿いながら、不便な部分だけをピンポイントで解消していくアプローチが混乱を防ぎます。

3. 「楽になること」を実感させる

「これを入力すれば、後の集計作業が自動で終わる」といった、現場にとっての直接的なメリットを明確にします。

株式会社Shared Valueが考えるデジタル移行

私たちは、紙を否定しません。むしろ「なぜ今まで紙でやっていたのか」という理由を深く理解することから始めます。

• 現場のスピード感を損なわないレスポンス
• 手書きに近いような簡便な操作性
• 入力した瞬間に、次の担当者の業務が楽になる連携

これらを追求することで、現場が「もう紙には戻りたくない」と感じるような、自然なデジタル移行を支援します。

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