はじめに

「この業務は〇〇さんに聞かないと分からない」「担当者が休むと作業が止まってしまう」 こうした業務の属人化に頭を悩ませている経営者・管理職の方は非常に多いのではないでしょうか。

「個人の能力が高いから仕方ない」と諦めてしまいがちですが、実は属人化の真の原因は「人」ではなく「仕組み」にあります。今回は、属人化が起きるメカニズムと、それをシステムでどう解決すべきかを解説します。

属人化はなぜ起きるのか？

属人化が発生する背景には、個人のスキル不足ではなく、以下のような「業務構造の問題」が隠れています。

• ブラックボックス化： 業務フローが明文化（マニュアル化）されていない
• 経験への依存： 判断基準が「長年の勘」や「個人の経験」に委ねられている
• 情報の散乱： 必要なデータが個人のPCやメールに保存され、共有されていない
• ツールの不一致： 既存システムが実際の業務に合っておらず、結局「自分流のやり方」で補っている

こうした環境では、自然と「詳しい人」に業務が集中し、本人も周囲も気づかないうちに「その人にしかできない仕事」が出来上がってしまいます。

放置すると危険！属人化がもたらす4つのリスク

属人化は、単に「不便」なだけでなく、組織にとって大きなリスクとなります。

1. 業務の停滞： 担当者の不在により、取引先へのレスポンスや意思決定が遅れる
2. 品質のバラつき： 担当者ごとに手順が異なり、アウトプットの質が不安定になる
3. 過度な負担： 特定の社員に業務が集中し、長時間労働やメンタルヘルスの悪化を招く
4. 離職時の大損失： 退職や異動の際、ノウハウが失われ、引き継ぎが不可能になる

特に少人数で運営されている組織ほど、一人への依存が経営全体のリスクに直結しやすいため、早急な対策が必要です。

属人化を解消する「再現性」の視点

属人化を防ぐために重要なのは、「誰がやっても同じ結果になる仕組み（再現性）」を作ることです。

• 可視化： 業務の「入り口」から「出口」までを書き出す
• 標準化： バラバラだった手順を「一番効率的な方法」に統一する
• 一元化： 情報を一箇所に集め、誰でも必要な時に参照できるようにする

これらを「個人の努力」ではなく、「会社の仕組み」として定着させることが、脱・属人化への近道です。

株式会社Shared Valueが提案する「人に依存しない」システム設計

システム化の本当の価値は、単なるデジタル化ではありません。「業務の正解」をシステムに組み込むことにあります。

株式会社Shared Valueでは、設計段階で以下のポイントを徹底的に整理します。

• どこで判断が必要か？（属人的な判断をルール化する）
• どこを自動化できるか？（人が介在する隙を減らす）
• どこに確認が必要か？（ダブルチェックを仕組み化する）

「人が考えて動く」部分を「システムがガイドする」形へ。これにより、新入社員でもベテランと同じ精度で業務を回せる環境をつくります。

属人化を解消した先に待っている変化

仕組みが整い、業務が属人化から解放されると、組織は劇的に変わります。

• スムーズな引き継ぎ： 教育コストが下がり、組織の流動性が高まる
• 心理的安全性の向上： 「自分が休んでも大丈夫」という安心感が現場に生まれる
• 付加価値の高い仕事へ： 単純な作業から解放され、社員が「考える仕事」に集中できる

結果として、組織全体の柔軟性と生産性が向上し、「持続可能な強い組織」へと進化します。

まとめ

属人化は個人の責任ではなく、仕組みが整っていないことへのアラートです。 業務を可視化し、システムという強固な基盤に落とし込むことで、誰にでも安定して成果が出せる組織を作ることができます。

株式会社Shared Valueは、お客様の業務の本質を理解し、「人に依存しない、未来へつなげる業務基盤」づくりを支援します。

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