はじめに

システム導入を検討する際、多くの企業様が「どんな機能があるか」「どれほど便利になるか」という導入時のスペックに目を向けがちです。

しかし、いざ導入してみると「現場で活用されず、いつの間にか形骸化してしまった」というケースが少なくありません。せっかくの投資を無駄にしないために知っておくべきこと。それは、システムの価値は「導入」ではなく「運用」によって決まるということです。

なぜ、システムは「運用」が重要なのか？

業務システムは、一度導入すれば完成というわけではありません。事業や組織は日々変化しており、システムもその歩みに合わせて進化し続ける必要があるからです。

例えば、以下のような変化はどのような企業でも起こり得ます。

• 事業拡大による業務フローの変更
• 担当者の異動・退職に伴う担い手の交代
• 取引先や業界ルールの変更、法改正への対応

こうした変化に適応できないシステムは、次第に現場の実態とかけ離れ、最終的には「あるけれど使われない」存在になってしまいます。

運用がうまくいかない現場の共通課題

運用が停滞している現場では、共通して次のような課題を抱えています。

• 属人化： 使いこなせる人が限られており、引き継ぎができない
• 乖離： 業務フローが整理されておらず、システムと実態が合わない
• 硬直化： ちょっとした修正にも外部依頼が必要で、改善が後手に回る
• 孤立： 不具合や不明点があっても、誰に相談すべきか不明確

このような状態では、システムは「業務を支える武器」ではなく、むしろ「業務の足かせ」になってしまいます。

失敗の本質は「設計段階」にある

運用がうまくいかない原因の多くは、技術的な問題ではありません。実は、「設計段階で運用を具体的に想定していないこと」にあります。

「システムを作ること」自体が目的化してしまうと、

• 誰が、どの業務で、どの程度の頻度で使うのか
• その入力作業は現場の負担にならないか

といった視点が抜け落ちてしまいます。その結果、「便利なはずなのに、Excelや紙の運用に戻ってしまう」という逆戻り現象が起きてしまうのです。

㈱Shared Valueが追求する「運用を前提とした設計」

私たちは、システムを単なるツールではなく「業務の大切な一部」と捉えています。導入後の成功を見据え、設計段階から以下の3点を徹底しています。

1. 徹底した現場理解

「なぜその作業が必要なのか」という本質的な理由を深掘りし、現場の負担を最小限にする設計を行います。

2. 無理のない運用ルール

理想論ではなく、現実的に継続できる操作量や入力項目を厳選します。「これなら続けられる」という確信を重視します。

3. 「育てる」ことを前提とした構成

運用で見えてくる課題を柔軟に取り込める構成を採用しています。「作って終わり」ではなく、使いながら改善し、成長させていくシステムを目指します。

運用が安定することで得られる「資産」

正しく運用が回ると、システムは単なるコストから「企業の資産」へと変わります。

• ミスの削減： 作業負担が減り、ヒューマンエラーが抑制される
• 組織の安定： 属人化が解消され、誰でも同じクオリティで業務ができる
• 意思決定の迅速化： 正確なデータが蓄積され、経営判断がスムーズになる

まとめ

システムの価値は、導入した瞬間ではなく、その後の「運用」の中で磨かれていくものです。使い続けられ、改善され続ける仕組みこそが、真のDX（デジタルトランスフォーメーション）を実現します。

私たちは、単にシステムを納品するベンダーではありません。お客様の運用に寄り添い、価値を生み続ける「仕組み」を共に創り上げるパートナーです。

貴社のシステム活用に課題を感じていませんか？

「導入したけれど使いにくい」「現在の業務と合っていない」といったお悩みがあれば、ぜひ一度㈱Shared Valueへご相談ください。現場に即した改善案をご提案いたします。

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実際の導入・運用・契約等にあたっては、専門家へご相談のうえ、ご自身の判断と責任において行ってください。